Kostenlose Software-Alternativen zu Word & Co.

Ein Abo für Microsoft 365 kostet dich rund 70 bis 100 Euro pro Jahr. Adobes Foto-Abo mit Lightroom und Photoshop liegt bei rund 12 Euro im Monat, das Photoshop-Einzelabo noch deutlich darüber. Solche Beträge fallen jedes Jahr aufs Neue an, oft für Funktionen, die ein Privathaushalt nie anfasst. Die gute Nachricht: Für fast jedes teure Programm gibt es kostenlose Software-Alternativen, die im Alltag genauso zuverlässig arbeiten. Statt einer endlosen Linkliste bekommst du hier eine ehrliche Einschätzung, wo Gratis wirklich reicht und wo du besser Geld in die Hand nimmst.

Warum kostenlos oft völlig genügt

Teure Software ist für den Extremfall gebaut. Photoshop bedient professionelle Bildagenturen, Excel wird in Konzernen mit riesigen Datenmodellen betrieben, und für diese Zielgruppe ist der Preis kein Thema. Wenn du zu Hause einen Brief schreibst, eine Haushaltsrechnung führst oder ein Urlaubsfoto aufhellst, nutzt du davon nur einen Bruchteil.

Kostenlose Programme kommen meist aus zwei Ecken. Die einen sind Open Source, also von einer Gemeinschaft entwickelt und dauerhaft gratis, häufig ohne Werbung und ohne Datensammlung. Die anderen sind abgespeckte Gratis-Versionen kommerzieller Anbieter, die auf zahlende Kundschaft hoffen. Beides funktioniert, du solltest nur wissen, worauf du dich einlässt. Bei Open Source ist der Quellcode offen einsehbar, bei kostenlosen Cloud-Diensten bezahlst du in der Regel mit deinen Daten.

Office: die besten Alternativen zu Word und Excel

Der solideste Ersatz für das ganze Office-Paket ist LibreOffice. Das Programm läuft auf Windows, Mac und Linux, kostet nichts und öffnet sowie speichert Word- und Excel-Dateien in den Formaten docx und xlsx. Writer ersetzt Word, Calc ersetzt Excel, Impress ersetzt PowerPoint. Für Serienbriefe, Tabellen mit Formeln und ordentliche Ausdrucke reicht das vollständig.

Wenn du viel mit anderen zusammenarbeitest, sind Google Docs und Google Tabellen praktisch. Beide laufen im Browser, speichern automatisch und lassen mehrere Leute gleichzeitig am selben Dokument schreiben. Microsoft selbst bietet unter office.com eine kostenlose Web-Version von Word und Excel an, für die du nur ein Microsoft-Konto brauchst. Wer maximale Treue bei komplexen Word-Layouts will, sollte sich zusätzlich OnlyOffice ansehen, dessen Oberfläche dem Original am nächsten kommt.

Meine Empfehlung: LibreOffice für alles, was auf dem eigenen Rechner bleibt, und Google oder die Microsoft-Web-Version, wenn ihr zu mehreren an einem Dokument arbeitet.

Bildbearbeitung: Gratis-Ersatz für Photoshop

Der Klassiker unter den kostenlosen Bildeditoren ist GIMP. Ebenen, Masken, Retusche, Freistellen: Was du für Fotos und Grafiken brauchst, ist an Bord. Die Bedienung ist etwas eigen, nach ein paar Stunden findest du dich aber gut zurecht.

Wer die vertraute Photoshop-Anordnung sucht, ohne etwas zu installieren, nimmt Photopea. Der Editor läuft komplett im Browser, öffnet sogar Photoshop-Dateien im PSD-Format und sieht dem Original verblüffend ähnlich. Für Zeichnen und Illustration ist Krita erste Wahl, und wer unter Windows nur schnell zuschneiden und beschriften will, ist mit dem schlanken Paint.NET gut bedient.

Ein Bild komplett neu erzeugen statt bearbeiten kannst du übrigens auch ohne teures Werkzeug. Wie das geht, zeigt unser Ratgeber zu kostenlosen KI-Bildgeneratoren.

PDF, Notizen und Aufgaben ohne Abo

PDF-Dateien liest jeder moderne Browser von allein, dafür brauchst du kein Extra-Programm. Zum Zusammenfügen, Teilen oder Umwandeln hilft PDF24, ein kostenloses deutsches Werkzeug, das es als installierbares Programm und als Web-Version gibt. Auch LibreOffice Draw kann PDFs bearbeiten und exportiert jede Datei sauber ins PDF-Format.

Für Notizen musst du kein Abo abschließen. Joplin speichert deine Aufzeichnungen in einem offenen Format und lässt sich mit deinem eigenen Cloud-Speicher abgleichen. Obsidian ist für den privaten Gebrauch gratis und legt alles in einfachen Textdateien ab, die dir auch in zehn Jahren noch gehören. Für Aufgabenlisten reicht die kostenlose Stufe von Todoist oder TickTick locker. Wenn du wiederkehrende Handgriffe ganz loswerden willst, lohnt ein Blick auf Automatisierung im Alltag.

Wo Gratis an Grenzen stößt

Ehrlich bleiben gehört dazu. In manchen Fällen ist die Gratis-Version die schlechtere Wahl. Wenn du in Excel mit umfangreichen Makros, Power Query oder großen Pivot-Modellen arbeitest, stößt LibreOffice Calc an Grenzen, dann bleibt das Original oft die ruhigere Lösung. Für professionellen Druck mit exaktem CMYK-Farbmanagement, wie ihn die Layout-Programme von Adobe liefern, ist GIMP nicht gemacht. Und wer täglich Hunderte RAW-Fotos in einem durchgetakteten Ablauf entwickelt, wird die Werkzeuge von Lightroom vermissen, auch wenn Darktable und RawTherapee erstaunlich weit kommen.

Der zweite Punkt ist Unterstützung. Bei kommerzieller Software gibt es einen Anbieter, den du im Ernstfall anrufen kannst. Bei Open Source hilft dir eine Gemeinschaft aus Foren und Anleitungen, das ist meist ausreichend, aber eben kein Servicevertrag. Für ein Unternehmen mit strengen Vorgaben kann das den Ausschlag geben.

Sicher herunterladen: seriöse Quellen erkennen

Kostenlos heißt nicht automatisch harmlos. Die größte Gefahr geht selten von den Programmen selbst aus. Gefährlich sind die falschen Download-Quellen. Manche Portale packen die Installationsdateien in eigene Ladeprogramme, die ungefragt Werbung, Toolbars oder unerwünschte Zusatzsoftware mitbringen. Genau hier verlierst du den Vorteil des Gratis-Programms wieder.

So kommst du sicher an saubere Software:

Lade Programme direkt von der offiziellen Seite des Herstellers oder Projekts, nicht über den erstbesten Treffer in der Suche.
Achte bei Suchmaschinen auf die als Anzeige markierten Ergebnisse ganz oben, die führen manchmal auf nachgebaute Seiten.
Nutze, wo möglich, die eingebauten Quellen deines Systems: den Microsoft Store oder das Kommandozeilenwerkzeug winget unter Windows, den App Store am Mac, F-Droid oder den Play Store am Handy, die Paketverwaltung unter Linux.
Prüfe, dass die Adresse mit https beginnt und der Name des Anbieters wirklich stimmt, denn Tippfehler-Adressen sind ein Warnsignal.

Das BSI rät ebenfalls dazu, Software nur aus vertrauenswürdigen Originalquellen zu beziehen. Wenn du deinen Browser zusätzlich gegen betrügerische Seiten wappnen willst, hilft dir unser Ratgeber, den Browser abzusichern.

Umstieg leicht gemacht: Dateien übernehmen

Der Wechsel scheitert selten an der Technik, meist an der Sorge um die alten Dateien. Die ist unbegründet. LibreOffice und OnlyOffice öffnen deine vorhandenen Word- und Excel-Dokumente direkt, und wenn du eine Datei mit jemandem teilst, der noch das Original nutzt, speicherst du sie über „Speichern unter“ einfach wieder als docx oder xlsx.

Ein paar Dinge erleichtern den Start. Behalte deine Originaldateien vorerst, statt sie zu überschreiben, so hast du im Zweifel immer die Ausgangsversion. Rechne bei sehr aufwendigen Layouts mit kleinen Verschiebungen, weil Schriftarten nicht auf jedem Rechner gleich vorhanden sind. Und wenn du ohnehin einen neuen Computer anschaffst, lohnt es sich, die vorinstallierten Testversionen gar nicht erst einzurichten und gleich mit den kostenlosen Programmen zu starten. Worauf es beim Gerät selbst ankommt, liest du in unserem Ratgeber zum Laptop kaufen.

Am Ende entscheidet dein Bedarf. Probier die kostenlose Variante zuerst aus. In den allermeisten Fällen wirst du feststellen, dass sie alles kann, was du von ihr erwartest.