Backup-Strategie: die 3-2-1-Regel einfach

Eine defekte Festplatte macht sich selten vorher bemerkbar. An einem Morgen startet der Rechner ganz normal, am nächsten klackt es nur noch, und die Urlaubsfotos von zehn Jahren sind weg. Für genau diesen Moment gibt es Backups. Die gute Nachricht: Du brauchst dafür kein teures NAS und keine IT-Kenntnisse, sondern eine klare Routine. Die 3-2-1-Regel ist diese Routine, und sie lässt sich an einem Nachmittag einrichten.

Warum Cloud-Sync kein Backup ist

Viele verlassen sich auf Dropbox, iCloud oder Google Drive und halten ihre Daten damit für gesichert. Sync und Backup sind aber zwei verschiedene Dinge. Ein Sync-Dienst spiegelt jede Änderung sofort auf alle Geräte. Löschst du eine Datei aus Versehen oder verschlüsselt ein Erpressungstrojaner deine Fotos, wandert dieser Schaden in Sekunden in die Cloud und von dort auf jedes verbundene Gerät. Der Ordner ist überall gleich, also im Ernstfall auch überall kaputt.

Ein echtes Backup ist eine getrennte Kopie zu einem bestimmten Zeitpunkt, an die dein aktives System nicht ständig herankommt. Manche Cloud-Dienste bieten eine Versionshistorie und einen Papierkorb, das hilft in vielen Fällen. Trotzdem ist das an Bedingungen geknüpft (begrenzte Aufbewahrungszeit, ein einzelnes Konto, das gesperrt werden kann) und ersetzt keine eigene Sicherung. Wie du deine Daten regelmäßig aus solchen Diensten herausziehst, steht im Beitrag Daten aus der Cloud sichern.

Die 3-2-1-Regel in einfachen Worten

Die Regel geht auf den Fotografen Peter Krogh zurück und gilt bis heute als Standard für private Datensicherung. Auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) rät Privatanwendern zu regelmäßigen Sicherungen auf getrennten Medien. Der Kern besteht aus drei Zahlen:

• Drei Kopien deiner Daten: das Original plus zwei Sicherungen.
• Zwei getrennte Datenträger: zum Beispiel die interne Festplatte und eine externe Platte, damit nicht ein einziger Defekt alles auf einmal trifft.
• Eine Kopie außer Haus: an einem anderen Ort, damit Brand, Wasser oder Diebstahl nicht beide Sicherungen zugleich erwischen.

Das klingt nach viel, ist in der Praxis aber überschaubar: dein Laptop (Kopie eins), eine externe Festplatte zu Hause (Kopie zwei) und eine verschlüsselte Kopie in der Cloud oder auf einer zweiten Platte bei Familie (Kopie drei).

Was du zuerst sichern solltest

Nicht alle Daten sind gleich wichtig. Programme und das Betriebssystem lassen sich jederzeit neu installieren. Deine Erinnerungen und Unterlagen bekommst du kein zweites Mal. Fang deshalb mit dem an, was unwiederbringlich wäre:

• Fotos und Videos, oft die wertvollsten Dateien überhaupt.
• Persönliche Dokumente: Verträge, Rechnungen, Steuerunterlagen, Zeugnisse.
• Für Selbstständige: Buchhaltung, Kundendaten, laufende Projekte.
• Deine Passwort-Datenbank und Schlüsseldateien, falls du einen Passwort-Manager nutzt.

Unter Windows liegen diese Dinge meist unter „Eigene Dateien“, auf dem Mac im Benutzerordner. Suchst du erst im Notfall danach, wird es hektisch. Nimm dir jetzt eine Minute und schreib auf, welche Ordner wirklich in dein Backup gehören.

Automatisches Backup auf eine externe Festplatte einrichten

Ein Backup, das du von Hand starten musst, wird irgendwann vergessen. Automatik ist der ganze Trick. Beide großen Systeme bringen das ab Werk mit.

Auf dem Mac heißt die Funktion Time Machine. Du schließt eine externe Festplatte an, bestätigst die Nachfrage, ob sie für Backups genutzt werden soll, und ab da sichert der Mac stündlich im Hintergrund. Ältere Stände bleiben erhalten, solange Platz ist. Unter Windows gibt es den „Dateiversionsverlauf“ für deine persönlichen Ordner und zusätzlich „Sichern und Wiederherstellen“ für ein komplettes Systemabbild. Externe Platte anstecken, in den Einstellungen als Backup-Laufwerk auswählen, Intervall festlegen, fertig.

Wer plattformübergreifend arbeitet oder mehr Kontrolle möchte, greift zu kostenloser Software. FreeFileSync kopiert ausgewählte Ordner zeitgesteuert auf die externe Platte und zeigt vorher an, was sich geändert hat. Für verschlüsselte, versionierte Backups auch in die Cloud eignet sich das quelloffene Duplicati. Kauf für die Platte lieber etwas mehr Speicher als gerade nötig, dann passen mehrere ältere Stände nebeneinander darauf.

Ein Backup außer Haus: Cloud oder zweite Platte

Die dritte Kopie schützt vor dem, was die ganze Wohnung trifft. Zwei Wege sind praxistauglich.

Der einfache Weg ist eine zweite externe Festplatte, die du woanders lagerst, etwa am Arbeitsplatz oder bei Verwandten. Einmal im Monat tauschst du sie gegen die Platte zu Hause und bringst die aktuelle wieder weg. Das kostet nach dem Kauf nichts, und du hast deine Daten physisch in der Hand.

Der bequeme Weg ist ein Cloud-Backup. Anders als reiner Sync lädt ein Backup-Dienst verschlüsselte Kopien hoch und hält alte Versionen vor. Achte auf eine Verschlüsselung, bei der nur du den Schlüssel besitzt. Welche Anbieter sich wie schlagen und was der Speicher kostet, vergleicht der Beitrag Cloud-Speicher im Vergleich. Am robustesten fährst du, wenn du beides kombinierst: die zweite Platte für große Datenmengen wie Videos, die Cloud für die wichtigsten Dokumente.

Backups testen: der Schritt, den fast alle vergessen

Ein Backup ist erst dann eins, wenn du daraus wiederherstellen kannst. Erstaunlich oft merken Leute genau im Ernstfall, dass die Sicherung seit Monaten stillstand oder sich eine Datei gar nicht öffnen lässt. Plan dir deshalb zweimal im Jahr fünf Minuten ein:

• Öffne eine zufällige Datei direkt vom Backup-Medium und prüf, ob sie vollständig ist.
• Stell testweise einen einzelnen Ordner an einen neuen Ort wieder her.
• Schau nach, wann das letzte Backup gelaufen ist. Steht dort ein Datum von vor Wochen, stimmt mit der Automatik etwas nicht.

Dieser kurze Test ist der Unterschied zwischen einem echten Sicherheitsnetz und einem guten Gefühl, das im entscheidenden Moment reißt.

Zeitplan: wie oft du wirklich sichern musst

Die passende Frequenz hängt davon ab, wie viel Arbeit du im schlimmsten Fall verschmerzen könntest. Eine einfache Faustregel: Sichere so oft, wie du bereit bist, Daten zu verlieren.

Für die meisten reicht ein tägliches automatisches Backup auf die externe Platte, das ohnehin im Hintergrund läuft, plus eine wöchentliche oder monatliche Aktualisierung der Kopie außer Haus. Arbeitest du an einem Projekt, bei dem ein verlorener Tag richtig wehtut, sicher lieber stündlich, was Time Machine und die meisten Programme problemlos schaffen. Wichtiger als das perfekte Intervall ist, dass es überhaupt automatisch passiert und du zweimal im Jahr kurz nachschaust, ob noch alles rundläuft. Einmal eingerichtet, arbeitet die 3-2-1-Regel still im Hintergrund, und du denkst erst wieder an sie, wenn du sie brauchst.